こんにちは！ タスク管理初心者 @kun_maa です。
日々怠惰に流されつつ過ごすことに危機感を覚え、タスク管理というものをやってみようかと思い立ち、今年の２月中旬までの１ヶ月間ほどToodledoとTaskPortProというiPhoneアプリを使っていました。
その当時はToodledoとTaskPortProの連携も完全という訳ではなく、管理がめんどくさくなって結局１ヶ月ほどで挫折したのでした。
ところが、だらけた生活が続き、久しぶりにまたタスク管理に取り組んでみようかな・・と思い、Toodledoの内容をレビューしなおし、毎日のタスク管理はTaskPortProでやってみようと思い立ったのです。
僕が使っていなかった間のアップデートでTaskPortProが素晴らしく使いやすくなっていました！
Toodledoってなに？という方は、こちらのサイトがとてもわかりやすく説明してくれます。
Toodledoの使い方 総集編 Toodledoの使い方全24回をざっと振り返ります！
さて、TaskPortProです。
まず立ち上げてみましょう。使い方の流れがざっと表示されます。
TaskPortPro単独でも使えるのですが、今回はToodledoと連携させて使う方法をご説明します。
まず、右下の設定ボタンから設定画面を呼び出し、一番下にいきToodledoのアカウントとパスワードを入力してください。
そして親タスクの取り込みをオンにし、タスク完了時にToodledoにも反映されるように「タスク完了時のToodledo更新」もオンにします。
次に、設定画面の上部に戻り、結果レポートの設定をします。
TaskPortProでは毎日の結果のレポートを作成してメール送信することができます。
設定がすんだら、左下の「タスク一覧」に戻って、タスクの登録を行いましょう。
登録方法は４種類から選べます。Toodledoと連携させなくても単独でタスクを登録して使うことも、もちろんできます。
今回はToodledoと連携させて使うので「Toodledoから選択」を選びます。
すると、Toodledoに登録してあるタスクが全て読み込まれてきます。
これでは全く使えないので、今日のタスクだけを抽出して読み込みます。
右上のルーペマークをクリックして検索条件を入力します。
抽出したいのは今日やるべきタスクだけなので、「Start date」「 Due date」を今日にします。
その他に、Toodledoで☆starをつけたタスクも抽出することができます。
なお、これらの検索項目は設定が保存されるので、初めて使うときにこのように設定すれば、翌日からはいちいち設定する必要はありません。
設定が終わったら「保存」を押します。
すると、先ほどすべてのタスクが表示されていた状態から、今日やるべきタスクだけが表示されます。
次に左から２番目の「タスク計画」を押します。
先ほど抽出されたタスクが表示されますので、全てのタスクに予定見積もり時間を入力していきます。
全て入力すると、タスクの実行に必要な「合計時間」とその時点での「予定終了時刻」が表示されます。
これで準備OKです。
タスクの実行に取りかかりましょう。
実行するタスクを選んでタップすると「START」画面になるので、STARTを押してタスクに取りかかりましょう。
そのタスクが終了したら「FINISH!」ボタンを押してください。
すると完了してよいか問いかけてきますので「完了する」を押してください。
「バン！」というスタンプ音とともに「Arrived」のスタンプが押されます。
これが、いかにも「タスクが終わったー」って感じで気持ちいいんです！
このとき、もしToodledoと連携してなくて単独使用の場合、ルーチンタスクとして登録しておけば、翌日以降のタスク入力の際に入力が省けます。
さあ、次々とタスクを実行していきましょう！
タスクの実行中に割り込み用件が入った場合は右上の割り込みボタンを押すと割り込みの用件が入力できます（この場合はメールチェック）。
入力した割り込み用件は「タスク計画画面」に通常のタスク同様に表示されるので、見積もり時間を入力して実行していきましょう。
また、実行中のタスクを中断することもできます。左上の中断ボタンを押すとこのように「中断中」の表示が出て、他のタスクを行うことができます。
実行されたタスクは「結果一覧」に見積もり時間、実際に要した時間とともに記録されていきます。
この結果は、リアルタイムで入力できなかった場合にも後から開始時間、実績時間を入力できるようになっていますので仕事中にiPhoneを触れない場合に、紙の手帳等に記録しておいて後から入力することもできるので安心してください。
＜開始時刻の入力＞
＜実績時間の入力＞
そして、これがToodledo連携の利点でもあるのですが、TaskPortProで終了させたタスクについては、Toodledo上でもしっかりチェックマークがついて終了になっているのです。
この機能があるためにToodledoに全てのやるべきタスクが入力されていれば、TaskPortProを操作していくだけで、Toodledoのタスクも更新されて、翌日にはまたその日にやるべきことだけがTaskPortProに表示される訳です。
さて、１日が終わったら結果一覧画面の右上にある送信ボタンを押しましょう。
その日のレポートが作成されてメール送信されます（僕の場合はEvernoteへ）
こんな感じのレポートです。各タスクの見積時間と実績時間及び誤差、中断時間、使途不明時間や完了タスクと未完了タスク。予定と実績をグラフ化したもの。
＜まとめ＞
自分が今日やるべきタスクのみを集めて一覧表示。
その日に行うタスクにどれくらい時間がかかるか、終了予定時刻も含めて一目瞭然。
タスクの実行中は、そのタスクの完了に集中できます。
タスクの実行をレポートで振り返ることができます。
これがTaskPortProです。
なんかこれひとつあれば、毎日のタスク管理が楽しくできそうです。
Toodledoとの連携機能を活かせば鬼に金棒、必要かつ十分機能を備えたアプリだと思います！
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TaskPortProsubakolab inc. カテゴリ: 仕事効率化 更新: 2012/4/7
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